Un sistema es un conjunto de principios o procedimientos que especifican la forma de realizar las tareas, y que los miembros de los equipos entrenados pueden hacer sin ti. En este blog te mostraremos cómo sistematizar tu negocio.
A medida que tu empresa crece, no es posible estar al tanto en todo el negocio. Con el fin de construir un negocio exitoso, es necesario introducir sistemas y procesos que se puedan automatizar tanto como sea posible.
Un sistema implementado correctamente, debe no sólo garantizar que tus clientes están recibiendo un nivel adecuado de tus servicios, sino que también debe permitir a tu empresa operar de manera más eficaz y rentable. Como decimos en ActionCOACH, La gente ejecuta sus sistemas, ¡los sistemas ejecutan tu negocio!
Algunos sistemas clave necesarios cuando tu empresa se vuelve más sofisticada incluyen todo, desde los simples sistemas de la operación diaria de oficina (por ejemplo, cómo se contesta el teléfono), al proceso de venta, sistemas de soporte al cliente, sistemas de inventario, procesos de facturación y contabilidad, contratación, los sistemas de formación y de evaluación, entre otros.
Pasos para la sistematización
Con el fin de ayudarte a empezar, hay 4 pasos básicos para la sistematización:
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Diagrama de flujo de tus procesos
La regla básica para la sistematización es ‘sistematizar la rutina – humanizar la excepción’. Haz una lista de todas las cosas que se hacen en tu negocio que son repetitivas, o que un miembro del equipo podría estar haciendo repetidamente. Después crear un diagrama de flujo de cada proceso. Esto te mostrará cómo encaja todo.
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Documento de cómo se hace
Pedir a cada miembro del equipo que actualmente está haciendo un trabajo que anote cada paso para realizar una tarea. Esta persona recibe a otro miembro del equipo diferente que debe completar la tarea siguiendo el proceso. Si la persona que habitualmente hace el trabajo, tiene que intervenir y explicar algo a la nueva persona, esa información debería completarse.
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Administrar y medir el uso de indicadores clave de rendimiento
No tiene sentido tener un sistema si no es eficaz. Una vez que haya configurado un sistema, asegúrate de que estás midiendo los resultados a medida que avanza. Consigue datos como las ventas, número de clientes potenciales, la tasa de conversión, media en euros por cada venta, etc.
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Permitir que el sistema cambie o crezca de la misma forma que tu negocio cambia o crece.
Asegúrate de que cada sistema es fiable, auto-corregible y escalable a fin de permitir que evolucione al mismo ritmo que tu negocio evoluciona.
Algunos consejos útiles:
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No complicar demasiado los sistemas, o la gente no los seguirán.
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Usa un montón de fotos, vídeos, etc. Esto puede ser tan simple como la impresión de una pantalla de ordenador o grabar en video a alguien haciendo la tarea en cuestión. Esto hará de los sistemas que sean mucho más fácil de seguir.
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Documentar tu sistema de las políticas y procedimientos de operaciones manuales en un formato de fácil acceso. Y asegúrate de que todo el mundo tiene una copia o sabe dónde está.
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Exigir a todos los miembros de tu equipo revisar periódicamente el manual con el objetivo de identificar los cambios necesarios en forma oportuna y cualitativa.
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Comunicar cualquier cambio en las políticas y procedimientos.
Si desea más información sobre cómo introducir sistemas en tu negocio, o quieres más información de cómo ActionCOACH puede hacer crecer y mejorar tu negocio, ponte en contacto con nosotros.