Um sistema é um conjunto de princípios ou procedimentos que especificam como executar tarefas e que os membros da equipa com formação podem fazer sem si. Neste blogue, vamos mostrar-lhe como sistematizar a sua empresa.
À medida que o seu à medida que a sua empresa crescenão é possível estar a par de tudo o que se passa na empresa. Para construir uma empresa de sucesso, é necessário introduzir sistemas e processos que possam ser automatizados tanto quanto possível.
Um sistema corretamente implementado não só deve garantir que os seus clientes estão a receber um nível adequado dos seus serviços, como também deve permitir que a sua empresa funcione de forma mais eficiente e rentável. Como dizemos na ActionCOACH, as pessoas gerem os seus sistemas, os sistemas gerem o seu negócio!
Alguns dos principais sistemas necessários à medida que a sua empresa se torna mais sofisticada incluem tudo, desde os simples sistemas de funcionamento diário do escritório (por exemplo, a forma como o telefone é atendido), ao processo de vendas, sistemas de apoio ao cliente, sistemas de inventário, processos de faturação e contabilidade, sistemas de contratação, formação e avaliação, entre outros.
Etapas da sistematização
Para o ajudar a começar, existem 4 passos básicos para a sistematização:
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Fluxograma dos seus processos
A regra básica da sistematização é "sistematizar a rotina - humanizar a exceção". Faça uma lista de todas as coisas que são feitas na sua empresa e que são repetitivas, ou que um membro da equipa possa estar a fazer repetidamente. Em seguida, crie um fluxograma de cada processo. Isto mostrar-lhe-á como tudo se encaixa.
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Documento de instruções
Peça a cada membro da equipa que esteja a realizar uma tarefa que escreva cada passo para a realizar. Esta pessoa recebe um membro diferente da equipa que deve completar a tarefa seguindo o processo. Se a pessoa que normalmente faz a tarefa tiver de intervir e explicar algo à nova pessoa, essa informação deve ser preenchida.
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Gerir e medir a utilização de indicadores-chave de desempenho
Não vale a pena ter um sistema se este não for eficaz. Depois de ter criado um sistema, certifique-se de que mede os resultados à medida que avança. Obtenha dados como as vendas, o número de contactos, a taxa de conversão, a média em euros por venda, etc.
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Permitir que o sistema mude ou cresça à medida que a sua empresa muda ou cresce.
Certifique-se de que cada sistema é fiável, autocorrigível e escalável para permitir a sua evolução à medida que a sua empresa evolui.
Algumas dicas úteis:
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Não complicar demasiado os sistemas, ou as pessoas não os seguirão.
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Utilize muitas fotografias, vídeos, etc. Isto pode ser tão simples como imprimir um ecrã de computador ou filmar alguém a fazer a tarefa em questão. Isto tornará os sistemas muito mais fáceis de seguir.
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Documente as políticas do seu sistema e os procedimentos operacionais manuais num formato facilmente acessível. E certifique-se de que toda a gente tem uma cópia ou sabe onde ela está.
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Exigir que todos os membros da sua equipa revejam periodicamente o manual, a fim de identificar as alterações necessárias de forma atempada e qualitativa.
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Comunicar quaisquer alterações às políticas e procedimentos.
Se pretender obter mais informações sobre como introduzir sistemas na sua empresa, ou se pretender obter mais informações sobre como a ActionCOACH pode fazer crescer e melhorar a sua empresapor favor contacte-nos.